Intranätet. Ett komplett digitalt stöd i arbetsvardagen, och ett naturligt nav för era samlade fakta- och kunskapsresurser. Eller en svårnavigerad plats som du bara besöker när du måste, och där verktyg för informations- och kunskapsdelning mest påminner om effektiviteten hos en plåtburkstelefon?

Något ambivalent inställd till arbete över intranätet? Noterat dylikt bland andra anställda? Lugn. Du är inte ensam. Många är de intranät som nyttjas inkonsekvent och ofullständigt, och många är de medarbetare som hanterar dem med en känsla av ”jag måste” (till skillnad från ”jag vill”). Varför? Är systemet helt enkelt inte i harmoni med hur allt fler idag vill och kanske behöver arbeta?

Det traditionella intranätet präglas av ett statiskt och isolerat informationsutbyte och en företagskommunikation som till största delen löper uppifrån och ned. Många skulle nog vilja beskriva det som ”oinspirerande”. Föga förvånande, då konceptet går alltmer stick i stäv med dagens förändrade rutiner och attityder.

Ett gängse nyttjande av sociala plattformar har gjort att vi i allt högre grad förknippar informations- och kunskapsdelning med realtidsinteraktion, variation och transparens. En ny dynamisk modell för arbete, samarbete och dialog har gradvis vuxit fram – och den stöttas inte av det traditionella intranätet.

Information på villovägar

När intranätet inte möter medarbetarnas behov tenderar information och innovation att flytta ut, exempelvis till mailtrådar, sms, eller till externa chatt- och delningsverktyg. Eller ligga kvar lokalt för att falla i glömska. Klart ofördelaktigt ur ett kunskapsdelnings- och säkerhetsperspektiv, och idag blickar allt fler mot ett socialt intranät som lösningen på problemet.

Ett socialt intranät

  • Bygger på delaktighet, öppenhet och ett gemensamt intresse för verksamhetens utveckling
  • Stimulerar skapande, spridande, och bevarande av kunskap inom företaget
  • Ställer individen i centrum, möjlighet att personalisera vyer och filtrera informationsflöde utifrån professionellt behov och intresse
  • Effektiviserar kommunikationen
  • Förenklar samarbete och nya möten över avdelningsgränserna
  • Ökar engagemanget runt, och hjälper till att lyfter fram, traditionellt innehåll (ledningsinfo, veckobrev, styrdokument, policys, etc.)
  • Minskar lokal filserverhantering, epostanvändande, externa verktyg
  • Hjälper till att synliggöra kompetens

Sociala intranät

Funktionellt och visuellt förs tankarna inte helt osökt till världens största sociala nätverk. Personligt anpassade startsidor, nyhetsflöde, chatgrupper, direktmeddelanden och ämnesspecifika forum och grupper. Gilla, kommentera och dela. Ni känner igen det. Men tänk nu inte: ”(Ännu ett) Facebook på arbetstid?!” 

Tänk istället en inbjudande mötesplats där informationskapande uppmuntras och där kunskapsdelning och samarbete backas upp av moderna, bekanta verktyg. I sin helhet ett effektivt redskap för att öppna upp kommunikation i höjdled, sidled och tvärled. En sofistikerad kunskapsbank som naturligt och organiskt utökas, helt enkelt då det inte finns något skäl att agera utanför.

Vill ledningen veta om medarbetarna har idéer eller åsikter runt den tilltänkta satsningen X? Posta i det gemensamma flödet eller som blogginlägg, och låt kommentarsfältet fyllas med värdefull input! Vill projektgrupp Y bjuda in en partner eller kund till ett privat diskussionsforum, eller för att gemensamt arbeta med ett dokument? Inga problem!

Intranät med Kodexe

Vi tar avstamp från en stabil svikt byggd på lång erfarenhet av intranätsetablering, och landar i en grundlig behovsinventering: Hur vill ni arbeta med intranätet? Vilka värden ska tillföras? Vilka konkreta förändringar vill ni se, och vilka mål vill ni uppnå? Vad behöver varje enskild medarbetare i form av verktyg och vyer för att kunna prestera på topp?

Vi vill att ni ska få en flygande start, vilket i sin tur är avhängt förmågan att etablera unison förståelse och intresse för tekniken, liksom för de nya rutinerna och deras syfte. Vi erbjuder utbildning och workshops på olika nivåer, och en organisationsövergripande ”intra-kickoff” brukar vara ett säkert kort för att få engagemanget att gnistra.

Ni ges verktyg för att fortlöpande mäta resultatet av er investering: Vilka samarbetsytor fungerar bättre än andra? I vilket format engagerar företagsnyheterna mest? Hur har olika processer effektiviserats? Att etablera ett affärsberikande socialt intranät kräver tid och tålamod, och självklart hjälper vi er med kontinuerlig förbättring.

Intranät med Kodexe - metodöversikt

  • Inspiration – Vad har andra gjort? Vad fungerar? Vad finns ”ur lådan”? Vilka konkreta resultat ser vi hos andra?
  • Behovsinventering – Verksamhetsövergripande (enkät)undersökning. Definition av verksamhetsområden och ingångar
  • Intranätsplan – Hur vill ni arbeta? Värde till organisationen? Systemägare/Affärsägare? Plan för förädling & uppföljning
  • Konkretisering – Funktionalitet, innehåll, upplägg, tillgång/access
  • Teknisk implementation – Etablering (SharePoint), integrationer med andra system
  • Ambassadörer – Utbildning på olika nivåer; etablera kunskap, processer, mandat
  • Implementation i organisation – Workshops för intrimning. Kick-off. Lathundar
  • Utvärdering – Resultatmätning

Microsoft SharePoint

Utöver social funktionalitet och noggrann verksamhetsanpassning återkommer ofta önskemål på intelligent sökfunktionalitet, smidigare och säkrare rutiner för dokumenthantering och delning, samt behörighetsanpassning som tillgängliggör ytor och innehåll även för externa parter. På basis av detta väljer vi ofta att rekommendera ett intranät baserat på Microsoft SharePoint, en plattform med tydligt fokus på interaktivt samarbete, flexibilitet och säkerhet.

  • Online, on-premise, eller hybrid
  • Gedigen social grundfunktionalitet (personlig startsida, nyhetsflöde, följ användare/ämnen, social medarbetarkatalog, m.m.), kan utökas med Yammer Enterprise Social
  • Intelligent sök, tydlig resultatsammanställning
  • Integration med Officeprogram, kort startsträcka för nya användare
  • Fungerar över alla (mobila) enheter och webbläsare
  • Enkelt för alla att skapa informationsytor (förtaget som helhet, avdelningar, projektgrupper, etc.)
  • Wikis; smidiga samarbetsmöjligheter över olika grupp- och projektwebbplatser
  • Integrationsvänlig och flexibel plattform, goda möjligheter till utveckling av mer avancerade, företagsspecifika lösningar
  • ”Out of the box”: bild- och dokumentbibliotek, webbaserad kalender, avancerat kontaktregister, tidrapportering, intern/extern fildelning, verktyg för projekt- och ärendehantering

Dokument och filhantering - SharePoint

  • Integration med Microsoft Onedrive, samarbeta obehindrat över t ex Word, PPT, Excelfiler
  • Ändringsaviseringar på dokumentbibliotek och dokument
  • Smidig in- och utcheckning, alltid arbete i den senaste versionen
  • Simultan redigering möjligt
  • Inbyggd versionshantering; återskapa raderade dokument via versionshistorik
  • Synka enkelt dokument till Outlook

Några av våra intranätskunder

Relaterade case

Landskrona Energi
En bekvämare digital tillvaro
  • Webb
  • Intranät