Väderkvarnar. Spinning Jenny. Visst har vi väl alltid strävat efter automation? Oavsett skepnad och synonym så har teknikdriven automation länge varit central för att spara tid och resurser, och har bidragit till att skapa gynnsammare förutsättningar för både människor och verksamheter. I digitaliseringens gyllene era söker vi att automatisera data- och informationsflöden, och detta till stor del med hjälp av strategisk systemintegration.

När vi etablerar integrationer mellan system så lär vi dem kort och gott att kommunicera med varandra. En naturlig och otvungen konversation, men enligt ett strikt regisserat manér. När vi skriver manus för systemens informationsutbyte är vi noga med att nämnda manus enkelt låter sig omarbetas, om och om igen. Målet med informationsutbytet kan trots allt förändras med tiden. Ibland resulterar vår insats i en synkron tvåvägskommunikation, ett mångstämmigt gruppsamtal, eller vad som nästan kan jämföras med en monolog – helt beroende på vad systemen ska åstadkomma tillsammans.

En av de första och viktigaste sakerna vi lär systemen är att de alltid ska stå beredda att välkomna nya adepter till systemparkens retorikskola. Detta alldeles oavsett om schemat listar marknadsautomation, säljautomation, arbetsflöde-, kundvårds- eller tillverkningsautomation. Vi lämnar också garantier för att nytillskott bara kan innebära en förbättring av informationsutbytet, aldrig tvärtom. Men nog med metaforerna.

Vad med nyttan av systemintegration?

Möjliggör fler automatiserade processer

”Gör mer, gör det snabbare, och gör det till lägre kostnad.” En inte helt obekant uppmaning för många i ansvarsposition, men likväl något som i många fall känns som en olöslig ekvation. När rådande digitalisering obönhörligen fortsätter att skruva upp tempot och förändra marknadskrav och konkurrenssituation, så står det enskilda företaget egentligen bara med ett alternativ i vardera handen:

Nummer ett: Att succesivt utöka personalstyrkan. Fler ögon, fingrar, öron, fötter och hjärnor att upprätthålla en önskvärd reaktions- och produktionstakt, medan vedertagna rutiner i stort bibehålls. Att utvidga ansvarsområden och förse befintlig personal med allt fler arbetsuppgifter är för många ett förstahandsalternativ, men en i längden ohållbar lösning.

Nummer två: Att ställa frågorna som i förlängningen kan öppna upp för nya strategier och avsevärt mer verkningsfulla verksamhets- och affärsprocesser:

  • Finns det uppdrag som kan verkställas per automatik, helt utan (alternativt med minsta möjliga) mänsklig inblandning?
  • Kan det göras med hjälp av befintlig digital teknik, alternativt sådan inom investeringsräckhåll?
  • Kan det göras genom att låta två eller flera relevanta system helt friktionsfritt utbyta information?

(Psst..! Svaret på ovanstående frågor är faktiskt alltid ”ja”!)

Av ovan två alternativ vill vi slå ett slag för nummer två. Inte minst för att vi älskar att se mänsklig innovationskraft och erfarenhet frigöras från repetitiva slentrianuppgifter för att omdirigeras till uppdrag bortom datorernas kapacitet. Så, ställ er ovanstående frågor i ljuset av förekommande rutiner och våga lägga desamma under lupp. Rådgör vid behov med en extern part med gedigen integrationskompetens samt god vana av att identifiera områden med automationspotential. Som Kodexe.

Vad sägs till exempel om att…

  • Hantera och uppdatera alla era sociala kanaler simultant och automatiskt från ert CMS? En uppdatering på webbplatsen kan utan svårighet per automatik appliceras på t ex LinkedIn, Facebook eller Instagram.
  • Låta besökar- och interaktionsstatistik insamlad över er webbplats automatiskt struktureras och överföras till ert CRM?
  • Tillgodose inmatning av all sälj-/aktivitetsstatistik till ett enda digitalt nav, för vidare automatiserad överföring till alla aktuella rapporteringssystem?
  • Låta beställnings- och kunddata överföras från utesäljarens mobila enhet rakt in i affärssystemet med ett enda knapptryck?
  • Synliggöra och saluföra ert produktsortiment hos ett obegränsat antal digitala varuhus (t ex Amazon & CDON) utan den minsta mänskliga insats
  • Arbeta med single source-publicering? Addera, revidera och radera digitala tillgångar eller produktdata simultant på er webb och i er e-handel, i Powerpointpresentationer, i externa/sociala media, i applikationer eller i inDesign-mallar, med mera (PIM- och DAM-system är i sanning mirakelgörare i automationssatsningar!)

Vi skulle kunna göra listan ovan hur lång som helst, men vi lägger hellre den tiden på att lista ut hur vi bäst kan hjälpa er. Lita på oss: När det gäller automation är det i princip bara fantasi och vilja som sätter gränserna.

Maxa er automationspotential…

Många kan (med viss rätta) hävda att de med hjälp av integrationer redan uppnått maximal systemsamverkan och därmed uttömt de automationsmöjligheter som står att finna den vägen. Samtidigt har de önskvärda resultaten aldrig riktigt infunnit sig, och rutinerna som avsågs automatiseras kräver fortfarande flertalet manuella insatser. 

Orsaken kan naturligtvis variera, men ett återkommande scenario är att systemparken har utökats stötvis och kanske från ett tekniskt snarare än verksamhetsstrategiskt perspektiv. Det är även lätt hänt att låta tankegångarna stanna vid en specifik utmaning och insats: ”Med hjälp av det här verktyget kan vi automatisera uppgift X!” I själva verket kan uppgift X förlängas att inverka på uppgift Y och Z, vilket dessvärre inte tas under beaktande vid implementationen. Således kvarstår uppgift Y och Z att utföras manuellt, men vem vet; kanske var automatiserandet av även dessa bara en enkel integration bort?

Systemarkitektur, integrationer och det påföljande informationsutbytet kan nästan alltid ytterligare optimeras för att bättre stötta dagliga aktiviteter såväl som större verksamhetsprocesser. Varför inte låta oss skissa upp ert digitala nuläge och ge förslag på åtgärder? Välkomna till läsa mer om vårt erbjudande om Digital Nulägesgranskning.

... med ett verksamhetsnära IT-stöd

Den mest genomtänkta integrations- och automationslösningen blir aldrig fulländad om den inte tillåts resultera i största möjliga mätbara verksamhetsnytta och affärsvinst. För att åstadkomma detsamma så måste nyckelaspekter som konkurrenskritiska processer, affärsstrategier, konkreta utmaningar och långsiktiga målsättningar tillåtas stå i centrum när integrationsarbete och övriga insatser i systemparken planeras.

Vi hjälper er mer än gärna att ställa ovan nyckelaspekter jämte kapaciteten hos varje enskilt (befintligt eller framtida) system, och därefter fastställa hur systemen tillsammans bäst bör samverka för att stötta helheten på bästa möjliga sätt.

Utopi?

Vi är aldrig sena att framhålla fördelarna med en helt integrerad systempark, där alla ingående system arbetar som ”ett” och utgör en högautomatiserad plattform för alla interna och externa aktiviteter. Vi kan även enkelt föreställa oss plattformsgemensamma vyer för minsta möjliga administrationsbörda och enkel sammanställning av komplexa, verksamhetsövergripande analyser. 

Sist – men absolut inte minst – kan vi föreställa oss en högoptimerad masterdata-hantering: En enda unik datainmatning på ett enda ställe, och samma data automatiskt applicerad längst varje enskild (intern eller extern) instans och aktivitet där den gör nytta. En ambition grundad i en djupare och universell förståelse för värdet av digital information. Vilka behöver den? Vilka beslut grundas på den? Hur kan den vidareutvecklas till adderat affärsvärde och ökad effektivitet?

En utopi? Absolut inte. Låt oss boka en första pratstund om var automation skulle kunna göra mest nytta för er idag, och hur automationsfrämjande reformer bäst kan introduceras och realiseras i er unika organisation.